Корпоративная карта: на что потратить, как учесть | Бизнес-школа Profi Training
Лидия Степанова

Сертифицированный HR-консультант; Эксперт по налогообложению персонала - свыше 11 лет; Имеющая опыт работы в компании из четверки крупнейших аудиторских организаций (Big4);

 

№ 37 НТВ, 16 сентября 2014
Пластиковая карта – один из наиболее распространенных платежных инструментов. История развития пластиковых карт берет свое начало на рубеже XIX–XX веков. На сегодняшний день карты распространены практически во всем миреи успели стать неотъемлемым атрибутом цивилизованного человека. Корпоративные пластиковые карты в республике начали действовать в далеком 2004 году . Они не сразу прижились, возникало много сложностей и вопросов по их использованию. Со временем организации научились ими пользоваться, вести их учет. Однако на практике возникает немало вопросов с составлением отчетности по использованию корпоративной пластиковой карты, оформлением документов. В нашей статье мы попробуем осветить большинство вариантов использования корпоративной пластиковой карты и описать необходимые документы для оформления того или иного расхода.

Использование корпоративной пластиковой карты регулируется Положением о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами (утверждено постановлением правления ЦБ, зарегистрированным МЮ 18.04.2005 г. N 1470, далее – Положение).

Каждое юридическое лицо может иметь неограниченное количество пластиковых карт. Следует помнить о том, что согласно подпункту «б» пункта 1 Положения держателем корпоративной банковской карты является юридическое лицо или лицо, им уполномоченное, пользующееся корпоративной банковской картой на основании договора юридического лица с банком-эмитентом. При этом юридическое лицо может уполномочивать в качестве держателя банковской карты только сотрудника этого юридического лица, заключившего с ним договор о полной материальной ответственности.

Держатель карты обязан каждые 10 дней представлять в бухгалтерию отчет об израсходованных средствах. Утвержденной формы отчета нет, поэтому он может составляться в произвольной форме. Естественно, что к отчету следует прикладывать чеки, накладные, счета-фактуры, подтверждающие факт покупки и описывающие ее характер (наименование товара, услуги, количество, стоимость и т. д.). Учитывая, что факсовая бумага выцветает, рекомендуем снимать копии чеков. Также нужно помнить, что корпоративная пластиковая карта (КПК) является собственностью банка, поэтому после прекращения использования ее следует вернуть в банк.

РАСХОДЫ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЕ ПОСРЕДСТВОМ

КОРПОРАТИВНОЙ ПЛАСТИКОВОЙ КАРТЫ

● Покупка ГСМ для заправки автомобилей – возможно оплатить КПК. Оформление документов точно такое же, как и в случае других расходов. (Речь не идет о личных автомобилях, используемых в служебных целях). В бухгалтерии следует отразить приобретение ГСМ, а в конце месяца соответствующим образом оформить списание.

● Покупка ТМЦ и хозяйственных товаров для собственных нужд – самая распространенная статья расходов и самая удобная для оплаты с использованием КПК. Согласно пункту 10 Положения при осуществлении оплаты посредством корпоративной карты за товары для хозяйственных нужд мелким оптом в качестве отчетных документов служат оригиналы квитанций терминалов с приложением товарных счетов и другой документации в соответствии с законодательством.Часто предприятия довольствуются только чеком, полученным от продавца. Однако, учитывая требования пункта 10 Положения, а также отсутствие выписки товарных чеков в торговых точках, рекомендуем оформлять накладные или акты приема-передачи на приобретенный товар. И уже к накладной прикладывать чек. В бухгалтерии следует отразить приход ТМЦ и хозяйственных товаров, а по мере расходования – списывать.

● Расходы на личные нужды сотрудника с КПК. В нашей практике имелись случаи, когда у сотрудника было две карточки: личная («Зарплатный проект») и корпоративная. Допустим, с одинаковыми PIN-кодами. В спешке или по невнимательности вместо личной карты производится расход с КПК. Естественно, сотрудник приходит в бухгалтерию, рассказывает ситуацию, а бухгалтер думает: что же делать? Безусловно, решение есть, и все же таких ситуаций нужно стараться избегать. Инструктировать персонал о том, что на личных карточках («Зарплатный проект») необходимо менять стандартный пароль. Но если вы столкнулись с такой неприятностью, мы рекомендуем удержать сумму, потраченную на личные нужды с КПК, из заработной платы сотрудника на основании его заявления. Либо потраченную сумму включить в налогооблагаемый доход физического лица, классифицируя его по статья 177 Налогового кодекса (НК) доходом в виде материальной выгоды.

● Дивиденды. Обращаем ваше внимание, что также актуальны случаи выплаты дивидендных доходов физического лица через КПК. В соответствии с пунктом 11 Положения такие операции запрещены.

● Представительские расходы являются неотъемлемой частью любого предприятия. Эти расходы должны быть целевыми и, как любой другой расход, заранее спланированы. Установленных законодательством форм по оформлению представительских расходов нет, поэтому целесообразнее предприятию самостоятельно утвердить внутренние формы отчетности по представительским расходам. К примеру:

1) приказ на осуществление представительских расходов (проведение мероприятия или другие цели);

2) программа планируемого мероприятия;

3) смета предстоящих расходов;

4) отчет, составленный по результатам проведенного мероприятия;

5) акт о списании представительских расходов;

6) первичные документы по расходам, которые были произведены непосредственно для проведения мероприятия (приобретению продуктов, канцелярских товаров и прочее);

7) первичные документы по оплаченным расходам услуг сторонних организаций;

8) договоры (на оказание услуг, покупку ТМЦ и прочее).

● Покупка подарков сотрудникам. В целях стимулирования работников и усиления командного духа, грамотный менеджер старается использовать каждую возможность. Здесь как никогда кстати дни рождения сотрудников. Часто подарки приобретают с использованием КПК. Оформление покупок ничем не отличается от описанных выше случаев, только следует помнить, что согласно Налоговому кодексу, не подлежат налогообложению подарки в натуральной форме работникам, полученные от юридического лица стоимостью до 6-кратного размера минимальной заработной платы в течение налогового периода (пункт 14 статья 179 НК).

Таким образом, суммы свыше 576 630 сумов (в 2014 году) необходимо квалифицировать в качестве доходов физических лиц в виде материальной выгоды и включать в налогооблагаемую базу по НДФЛ.

● И, конечно же, стоит упомянуть о таких покупках, как вода, кофе, чай, фрукты и другие продукты, которые организация приобретает для собственных нужд, включая питание сотрудников.

Для начала нужно сказать, что работодателю для работников необходимо создать условия труда, соответствующие требованиям Трудового кодекса. Какие условия труда являются достаточными – вопрос дискуссионный и зависит от многих факторов. Если это предприятие с тяжелыми условиями труда, то оно должно провести аттестацию рабочих мест, результатом которой будет определение обязанностей работодателя по обеспечению условий труда. Если предприятие не является предприятием с тяжелыми условиями труда, то оно может самостоятельно определить должный уровень условий, необходимых для качественной работы. Один из вариантов – закрепить эти критерии в коллективном договоре.

Допустим, снабжение сотрудников водой, кофе и чаем относится к обеспечению нормальных условий труда – тогда это не приводит ни к каким последствиям ни по использованию КПК, ни по налогообложению. Если же это другие расходы (к примеру, на питание), то, согласно пункту 13 статьи 174 НК, питание относится к компенсационным выплатам, которые, в свою очередь, являются расходами по оплате труда, а посему не могут быть оплачены с КПК (пункт 11 Положения).

Лидия СТЕПАНОВА,

ОНК ООО «RASTAX GROUP».